關閉視窗時,一般會出現幾個選擇,即重新啟動、關閉與待命。重新啟動是關閉所有程式、再關閉視窗後即重新啟動，大概沒有什麼可言的；關閉則除關閉所有程式及視窗外並關閉電源。這是一般常用的方法。待命則是將電源設定於低耗電狀態，闗閉螢幕、硬碟、風扇等，但仍維持記憶體的內容。因此下次執行時先前的內容立現，開機迅速。唯一缺點是電池沒電或停電時，內容儘失。
實際上，安全的方法是用休眠模式，只要按shift鍵，然後按待命鍵即可。其功能與待命相同，優點是現有內容存在磁碟中，不怕停電或電池沒電，因為電源仍處於完全關閉狀態。只是開機時間比待命慢一些，而且要佔去一些硬碟空間。不過若要維持前面的內容，而你的磁碟機容量又夠大，則何樂而不為？總比苦等慢吞吞地開機要來得好些，不是嗎？
用過Word的人都知道，其處理用過的檔案常在＂檔案＂指令之最下一行顯現，以供下次再用。但這些檔案數預設值為五個，到工具的選項下，最高可設定至九個。問題是有那一天心血來潮，突然開了十幾個檔案，把你常用的檔案都擠到界外去了。
實際上，Ｗord中有一個＂工作＂區的功能，它可以將你重要的常用的檔案名稱置於此區內，每次要開啟該檔案時，就到＂工作＂區來尋找就行，真是方便。如何做呢？
首先，到＂工具＂指令下，找到＂自訂＂的視窗。在其上之三個選擇項中選中間的＂指令＂項，在其左下窗口下拉找到＂內建功能表＂，對應之右窗口內下拉找到＂工作＂一項。將其拉至Ｗord之主要功能表之＂視窗＂與＂說明＂間釋放即可。＂工作＂的窗口就出現了。
今後凡是你開的檔案要放在＂工作＂區內時，只要打開＂工作＂指令，按下＂新增至功能表＂就行。
問題來了，如果那個檔案不要了怎麼消除？消去指令的方式有一個，就是按ctr+alt+-，按了後會產生一個黑體的＂－＂號，只要將這個＂－＂號移到要消除的檔案名稱上，一按就行。但是這個符號是消除指令的上方寶劍，它很容易指其他的指令也消去了，弄得天下大亂。
下面的方法是在＂工作＂指令窗內增加這個消去之指令：同樣到工具指令－＞自訂－＞指令－＞類別－＞所有指令－＞在右窗中找到ToolsCustomizeRemoveMenuShortCut這一串指令，不要找錯，然後用滑鼠將它移到工作指令上，待下拉窗展開後，直接置入即可。為更改為較短名稱及快速鍵代碼，可以在該指令上按右鍵出現選擇窗，將其名稱內容改為＂移除表中檔案(&R)＂即可，最後關閉＂自訂＂之視窗即大功告成。
有些文章由其他地方拷貝過來後，其每行左邊均留有空白。如果每行處理則太花時間，有一個很好的處理方式是：先將滑鼠置在第一行空白之左上角，按住alt鍵，再將滑鼠移至最底下一行空白之右下角，此區會反白。只要按delete鍵即可去除。
此種方法亦可除去表格中多餘的空格。
有些時候我們看到一些文件均有浮水印，覺得非常稀奇，而最常看到的則是補習班的講義，常是＂不准翻拷＂的字樣，因為它怕人影印，影響生意。不過我們所要的浮水印意不在防止盜拷，只是在讓人瞭解這文件有特殊的任務，比如：禁止攜出、機密文件、限閱等等文字。以前我們很少注意到這些細節，但有些公司行號就必須需要這一層的保護功能。
在word裡就有這樣的功能，其步驟如下：
在第2項中，也可選顏色及圖樣，不過兩者好像不能共存。倒是浮水印與顏色的選擇是可並存的；前者包括浮水印字體之顏色。
早期版的WORD中可以用include的指令鉗入文件,所以一本書可以分章節去寫，然後綜合各章累印成一本書。新的WORD中找不到對應的指令，後來才發覺這個指令已經改為IncludeText，並且屬於功能變數中的一項。它的型式如下：
{ INCLUDETEXT "FileName" [Bookmark ] }
其中，"FileName" 為文件的名稱和位置。如果位置包含有空格的長檔名，請用引號將它括起來。指定路徑時應使用兩個反斜線取代單一反斜線。例如：
"C:\\My Documents\\墨菲定律.doc"，或
{ INCLUDETEXT "C:\\My Documents\\墨菲定律.doc" chapt01 }
其中，chapt01為該文＂墨菲定律.doc＂中之書籤。
執行時，先將滑鼠置於要插入之位置，然後至＂插入＂指令下，找到＂功能變數項＂。此時會出現功能變數之視窗。在＂類別＂項下選＂連結及參照＂，其下之欄位名稱選IncludeText即可。其後就在地址欄輸入檔案之路徑及名稱，注意路徑必須使用兩個反斜線取代單一反斜線。按確定後該文件即會顯示到主文件中，而且所有頁數也照主文件中之編排。只是鉗入之文件會有灰色反白。若發生錯誤，則可按右鍵，依指示進行修正，或切換功能代碼。 後者可用CTRL+F9鍵進行轉換。
當然，你也可以在主文件中編輯插入之文件。如果來源文件是 Word 檔，可以編輯由 INCLUDETEXT 功能變數產生的插入部份，再將變更存回原來的文件。其法係在插入的文字後按 CTRL+SHIFT+F7。 這對整本書之修正，相當有用。
有時我們想利用word製作聖誕卡，或寫一封比較有情調的信時，想在整頁加上花邊。這會使文字內容更為活潑生動。實際上，word很容易處理這件事情。其過程如下：
利用這種花邊技術，實際上也可以插入水平線的花邊。以前水平線之插入都置於插入項，新的版本中，水平線之插入是置於框線及網底選項下，所以你若要在文件中插入水平線的花邊，則可以在選第2項時，在視窗之最底下一行有＂水平線＂之選項，選定後即可選擇插入之式樣。
有的，要改變也很簡單，可以由剛剛的索引與目錄小視窗中去改變。 在該視窗中，預覽列印可以直接看到變化。在底下的一行格式欄中，除直接選自範本外，亦有簡單的、正式的、古典的，樣本可供選擇。除版面改變外，亦可選擇是否要顯示頁碼？是否要靠右對齊？而定位點前置字元是用虛線還是實線？及選擇多少層等等，等等，足夠你自己去玩玩了。
若非自行設計不可，則亦可行：
在視窗之右下角處有修改按鈕，出現另一個視窗後即可開始進行修改。
文件要更新後才送出或列印，以期維持最新數據。更新目錄時只要將滑鼠指向目錄，然後按 F9鍵，或直接按滑鼠右鍵。更新時會出現一個選單，由此可選擇是否只更新頁碼或更新全部目錄。其所需之時間依檔案大小而定，當然僅更新頁碼時間較佐短。
有一次我收到學生送來的一篇文章，由Word裡打開一看，裡面除本文外，旁邊夾雜著許多紅色的批註，看起來凌亂異常。當時我真不知道如何處理，只好把它丟在一旁。現在想起來，也覺得自己所學不足，沒法派上用場。追蹤修訂的功能應是Word在基本文書功能外，另一個值得歌功頌德的項目。未來相信不只可用在一般文件之批改，在課堂上亦可作為老師對學生繳交作業的批註，值得成為未來教學的一種新教學型態。
是的，Word裡這個＂追蹤修訂＂是大塊功能。當初設計的目的著重於文稿的修訂的過程，通常一篇文稿必須經過多人、多次的修改、潤飾才能定稿；即使一般文章，也需要幾位審閱者審查後才能發表。這種審閱的過程及批註的方法，也有特定的格式，但當經過多人批註後，一定會凌亂不堪。追蹤修訂則可對這些修訂的過程及內容作詳實的記錄，最後再由作者本人或某主持人進行定稿。
追蹤修訂英文又稱為Track of changes。可經由菜單中選擇＂工具＂項，再選＂追蹤修訂＂這一項。此菜單亦可由＂檢視＂中之＂工具列＂內，勾＂檢閱＂項而得。這個＂檢閱＂菜單之出現，表示文章已經在修訂模式之下。此時在word視窗之最下行(底邊行）亦會出現"TRK"的字樣，表示你的文章已正處於修訂模式（此時亦可由文章框邊桿左下角的第三項會出現方框）。所以不要驚慌，可以在這個模式下進行修訂的工作。
＂檢閱＂菜單之內容包括檢閱下拉選單、顯示下拉清單、指向動作、插入註解等。菜單之最後兩項中前者為修訂模式之勾選，後者為＂檢閱窗格＂之設定。審閱者在文章中可以進行插入、刪除及插入註解的動作。任何對原稿之改變均會在文章之最右邊以紅框顯示，並註明改變人的代號及時間。插入時則直接在文中顯示，除顏色不同外，亦會加底線。在任何經改變的行前頭會豎一縱線，表示該行已有變更。
在＂檢閱＂下拉選單中，有顯示完稿變更、完稿、原始原稿標記及原稿等項，可以選項閱覽。顯示完稿變更之選項是比較完整的修正內容，你也可勾選檢閱窗格，使所有修訂之細節在文後顯示。完稿則是經過修正後之稿件內容。原稿標記與顯示完稿變更略有不同，即刪除部份不會直接去除，只是在刪除的字上加刪除線，註解仍然維持相同的樣式。
在＂顯示下拉清單＂中則有較具體的選項，以決定不同的顯示方式，包括完稿、原稿、註解、筆跡標註、插入與刪除、註定格式、審閱者、註解方塊、檢閱窗格等。筆跡標註為標記手寫文稿，不過需要輸入板才行。上述這些項目都是選項，可隨著喜好勾選。勾選後修訂的文章內容內隨時改變，但須切記，這些改變只是暫時性的。例如：當你勾選審閱者時，會出現審閱本文的所有人的名字，你可以單選某一審閱者的意見，也可以選全部或其中一部份的意見，但這些僅是依你的勾選而顯示出的結果，實際上這些意見仍然存在。如果沒有經過一番選擇的過程，這些修改及註解均不會消失。這也是為什麼我的學生送我的該篇文章仍然存在所有審閱者內容的原因。
要消去這些修訂的內容，惟一的辦法是逐筆針對修訂的意見加以確認。確認的過程中可以採取接受或不接受。正好在審閱菜單的中間部份，打勾的表示接受，打Ｘ的表丕接受。利用左右按鈕可以逐一將所有的修正均行確認。經過確認過的文章，即使送去給朋友或發表時，那些修訂的內容就不會一再出現了。
當你寫論文或其他文章的時候，可以善用這種追蹤修訂的功能，如此可以省下不少的時間。無論身為老師或學生，都來擁護及善用這套軟體的功能吧！
詳細資料請參閱：
微軟訓練資料
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011600131033
上了年紀的人常常要帶老花眼鏡，但現在的螢幕的字愈來愈小，看起來實在吃力。為了長篇文件的閱讀，word倒是提供了閱讀版面配置的功能。因此可以很容易看到文章的架構與內容。通常長篇文件也可以縮小版面的方式查看，例如設定25%、50%等，即可小化頁面並觀看大部份文件的架構。但這種方式仍然有不便，因為沒有導讀的功能。
word的＂閱讀版面配置＂放在＂檢視＂指令下。在此模式下，會出現另一組選擇菜單，其中包含＂文件引導模式＂、縮圖、尋找、參考資料、字型放大與縮小、實圖、及允許多頁的功能。文件引導模式是將文件之標題置於左框內，隨時用滑鼠點閱。縮圖則是將每頁圖縮小，點其縮小頁面即可觀看對應之全頁面內容。
利用放大(+)及縮小(-)按鈕可以將字放大及縮小，所以可以用較大的字看文章。字型一旦放大，整篇文章之結構也會改變。但只要按實圖鍵，即會恢復正常。只是文章中有圖時，圖並不因而發生變化，故有時會顯示過大或過小的情形。此時僅能將圖視為放置的位置，而非原先的安排方式。
在這個模式下，同樣可以進行增刪，只是功能較少。亦可在閱讀過程中加註解，然後進行存檔。下次再閱讀時，前次之註解可以再出現。此模式亦提供多頁的功能，但須視螢幕之大小而定，若有雙螢幕，則很容易顯出雙頁或多頁的模式。因此可以像看書一樣。
在執行Excell的時候，常需要設計表格。有時候資料打了半天，才發覺橫豎的排法好像換個方向比較妥當，但已經打好的資料難道一個一個去搬移嗎？別急，這裡教你一個方法，只要幾個鍵就行。
通常我們利用拷貝（copy）與 貼上（paste）兩個指令都很習慣，不過常忽略其所包含的額外功能。實際上除貼上（paste）外，尚有＂選擇性貼上＂一項，在編輯指令中可以找到。所以，你可以要將轉換的部份先拷貝，然後到將滑鼠指向你要拷貝的新位置（最好另外找位置），並在編輯指令中選＂選擇性貼上＂。在其出現的小視窗內，最下行勾選＂轉置＂即可。試試看，你一定會覺得滿意的。
也不曉得是不是當初設計word的工程師吃飽沒事幹，在word潛藏著一個指令叫rand()，這個指令在其他地方如excel是常有的，是產生亂數的意思，但如果你在word的空白檔上打入=rand()、 =rand(15,22)或 =rand(50,50)，看會有什麼新的發現？
試試看，也許會達到你不少的願望哦！
有時候你要瞭解你目前所用的系統到底含有那些東東，常常看到有經驗的電腦人動一兩個鍵就出來了，實際上這些系統資訊是藏在開始－＞程式集－＞附屬應用程式－＞系統工具－＞系統資訊裡。
不過只要輕易地按Ctrl-Alt-F1鍵也可達到同樣目的。不信請自行試試看。
系統的功能愈多，真是弄得頭昏腦脹。有時候問題出在那個地方也找不出錯來。由於word檔也可存語音資料，故若不關閉此項功能，常常會發現檔案無法正確存檔，此時必須將該功能關閉。其法是到工具－＞選項－＞按儲存欄，將內嵌語言資料項不打勾，再按確定即會舒服多了。
文章有註腳，有頁註(footnote)，也有章註(endnote)。寫文章或研究報告時，特別喜歡用這種方式；有些書籍也常有註腳的使用。這些註腳存在文中可以不中斷文體流暢性，使主體更為鮮明。論文寫作時也常應用。
在Word中註腳的指令是放在＂插入＂項下的＂參照＂，再選註腳即可。如同前述，註腳分頁註與章節附註兩種，頁註是置於當頁之底部，章節附註則置於當節或當章之後。兩種均會自動標註號碼，其型式可以自選。頁註通常用1,2,3，章節註用i,ii,iii之方式表示。那些屬於頁註，那些屬於章節註，則由作者決定，但通常頁註較短，幾行就行；較長的可以放入章節註。不過你如事後想更改的話，兩者間均可再互換。
頁註通常放在本頁之下緣，但也可以選文字下方，其編號方式可以整章連續，即接續本頁，亦可選每頁或每節重新編號，可謂思慮週到。章節附註則可置於本章之後，或本節之後，其編號方式亦可採每節重編的方式。
附註可以刪除，但要連編號一齊消去，不要僅除去內容。附註亦可移到其他地方，亦可用相同的附註碼指向同一個附註，即按ctrl鍵然後用滑鼠將標號拷貝到另一個地方即可。
你要寫出一篇有板有樣的論文嗎？勸你多使用註腳這一個功能！順便一提的是註腳的功能若轉為網頁型式，其標號處將改用超連結的方式，其內容將置於網頁之後方。若為章節附註，則同樣地會放在更後面。
參閱資料：
http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP010981931033&CTT=6&Origin=RC010981921033
有時候你可能只專心打字，不想理會螢幕上這麼多的繁雜指令，讓心裡清靜一些，也許可以添加一些靈感。這裡有一個方法，可以將電腦的螢幕變為一張白紙。
先到檢視指令下，挑選全螢幕選項。立即靈光一現，全部都是文字內容，讓你盡情乘馳。你若想叫出原始的指令，可以將滑鼠指到螢幕之最上緣，即會出現所要的指令行。若想回到舊有的世界，那也簡單，只要按一下esc鍵就行。
小弟那天想在資料表中加上一欄連續的數字，他嫌重打這些數字太麻煩，有沒有好的方法。實際上在excel裡這個功能可真發揮的淋漓盡緻，只是很少人注意到而已。
對我們老師而言，Excel是計算學生成績的利器。學會它，每個學期的期末成績一定可以準時交卷，不會誤時。
在滑鼠指向某一格時會令該格反白並圍成一個框，如果你細心注意的話，在該框的右下角有一個小方塊，當滑鼠指到它時會變成＋字。這是有玄機的，表示表格可以產生自動填入的功能。
這個自動填入的功能有多方面的，比如說：你要填一個頭行為星期一到星期日，要你全部打是真費時。不過你至少要在開頭打一個星期一，然後將該格的顯出之＋字用滑鼠往右或往下拉，自然會得到星期一至星期日的其他項目名稱。實際上它也是雙語的，英語也難不倒它。例如你在第一格打Monday，用同樣的方法往右拉時，即會產生英文的其他六個名稱，也用你費心背單字。
到這裡你也許會想：那麼，月份呢，一月、二月鐵是難不倒，January 、February更不用說，你可以試試看。
至於小弟的問題則比較有學問一點，因為它有間隔的問題，所以必須相鄰的兩個數。比如說：你要1 2 3 4 5,...的系列，則必須前兩格分別置1、2。然後順勢用滑鼠一拉，即可以得到一串你要的數列。若置3、5，則拉出來的數列應為3、5、7、9、 11, ...了。不妨一試！
說是聰明，倒不如說順服吧！這點倒是需要我們學習的，因為人類往往是自作聰明的多，反而誤事。在美國，一般店員要算錢都靠電腦，實際上她們的算術也不怎麼行，只是電腦讓她們聰明起來，是因為她肯順服電腦的作法，不會自作主張。所以她算錢的時間多用加法，比較容易，也不易出錯。我們常用減法，所以聰明的人可以很快算出，較笨的人就沒辦法了。
這裡講的順服是有另一番意義。前面的表中，為什麼它會自動出現數字或文字呢？數字是由本身的演算法，但文字卻是照章詳列而已。請打開Excel的工具指令，在＂自訂清單＂項下可以看出玄機。因為這裡所列除星期、月份外，尚包括季份、天干十二支，你也可以由新清單中，自行新訂生肖，如鼠、牛、虎，。。
照一般的用法好像如此，但也不盡然。因為文字內容若太長，每欄的長度就要加寬，用起來也不太經濟。如果不加長欄寬，它也容許你暫時佔有隔壁的空格，但只能在該空格沒有任何資料時方能為之，否則資料會在中間被切斷。
採用多行容一方格資料之方式也可以使用，以標題最為常見。其法係將所要跨格的該列全選取，然後按＂跨欄置中＂這個按鈕（在一般指令與對齊的按紐並列）即可。若想鄰近之上下方格合併，這個按鈕也適用。經過合併後的方格仍以第一方格之位置稱呼之。
在文字方面，則可利用alt-enter將資料內容切成二行，換到下一行。若為列向則整列的高度也因此加大。若你認為這樣不好看，則使用上下合併方格的方式可以解決美觀的問題。
說到這個功能，學問可就大了。一般資料之輸入重複的居多，這一部份在輸入時似乎不必再重複輸入，不是嗎？尤其在特定項目如姓名、學號、身份證號碼等等，若這個人每天出現，你可能每天都要輸入一次他的資料。以姓名為例，這個方格底下的輸入格應是已輸入的人的姓名。若將此欄名的方格設定為＂自動篩選＂（在篩選項下），則在該欄旁邊會有一個向下的箭號，按下箭號會有一個下拉式的清單，清單上的內容就是你曾經在這一欄下輸入過的名字。因此，如有苟同的，就清單上一選即可，不必重複輸入。
事實上在任何輸入的位置，你只要按右鍵，選一項＂從下拉式清單挑選＂的功能，其動作將與這個篩選功能完全一樣。
這是很常見的困難，尤其兩者在外觀看來均相同，你不會刻意去注意該方格的內容，一旦你開始輸入，那屬於公式的資料就被洗掉了，增加許多麻煩。尤其有些公式的內容很長，一旦消去真叫入哭笑不得。
Excel是有保護的功能，但它的保護方法有點撇腳，因為你必須先保護全表，然後再決定開放那幾個方格可以輸入。保護的方式可以用密碼，也可以不用。其步驟如下：
你知道什麼叫垃圾進垃圾出(Garbage in, garbage out)，表示你的程度已經相當不錯。通常我們自己寫程式的時候，均會有這種防愚措施，以免程式進入無限的黑洞裡跑不出來，那只好重開機了。
實際上，excel也容許你去限制輸入值的型式、範圍等。此即為資料之驗證問題。其步驟如下：
有時候，我們喜歡用大表，因為所有的數據都可以放在一個桌面上看，非常方便，但是表格一大，要尋找特定的資料常會迷失方向。實際上仍有幾個方法不妨利用：
實際上小計的功能很有用處，至少可以對某些相同的項目作分類，並作簡單的統計。小計的功能在[工具]項中可以找到。但要對某部份的表格作小計，必須針對特定的分類項先行[排序]，這個功能同樣在[工具]上。
小計之指令原型為函數subtotal，其參數如下：
subtotal(n,range)
參數項中之range問題不大，大部份屬欄或列的範圍。另外n則較特別，因為外觀看起來函數subtotal好像只有總加的功能，實際上並不如此。因此必須特別用n來示別，而真正總加的功能是n=9；其餘n=1是Average；n=2是Count；n=3是Counta；n=4是Max；n=5是Min；n=6是Product；n=7是STDev；n=8是STDevp；n=10是VAR；n=11是VARp。所以你選擇小計subtotal的函數絕不僅加總而已。
當你用小計的功能函數時，會出現一個小視窗，第一列為排序的那行欄名，第二列為上述所用之n值的代表，第三列則為想要小計的欄位。這個欄位可以複選，故除排序那欄外，只要在表中的欄名均可以選。只可惜第二列之函數功能並沒有配合不同欄有不同的n值。不過你也不必太驚慌，也許你任選一個就當沒事的一樣，等到小計的表格出來之後，對應之n值可以加以更改。
在小計表中最左邊也有直線的三欄，開始時也許你不知道是啥米糕，不過你若分別按左上角的123的框，你會有驚奇的發現。畢竟excel的功能也會成長，不是嗎？
今天自到另一個網站"Matlab 線上教材" ( http://libai.math.ncu.edu.tw/bcc16/B/matlab/)為中央大學單維彰教授經營的網站，內容相當充實，值得參考。
