在工具項中有＂追蹤修訂＂一項，這是什麼東東？

有一次我收到學生送來的一篇文章，由Word裡打開一看，裡面除本文外，旁邊夾雜著許多紅色的批註，看起來凌亂異常。當時我真不知道如何處理，只好把它丟在一旁。現在想起來，也覺得自己所學不足，沒法派上用場。追蹤修訂的功能應是Word在基本文書功能外，另一個值得歌功頌德的項目。未來相信不只可用在一般文件之批改，在課堂上亦可作為老師對學生繳交作業的批註，值得成為未來教學的一種新教學型態。

是的，Word裡這個＂追蹤修訂＂是大塊功能。當初設計的目的著重於文稿的修訂的過程，通常一篇文稿必須經過多人、多次的修改、潤飾才能定稿；即使一般文章，也需要幾位審閱者審查後才能發表。這種審閱的過程及批註的方法，也有特定的格式，但當經過多人批註後，一定會凌亂不堪。追蹤修訂則可對這些修訂的過程及內容作詳實的記錄，最後再由作者本人或某主持人進行定稿。

追蹤修訂英文又稱為Track of changes。可經由菜單中選擇＂工具＂項，再選＂追蹤修訂＂這一項。此菜單亦可由＂檢視＂中之＂工具列＂內，勾＂檢閱＂項而得。這個＂檢閱＂菜單之出現，表示文章已經在修訂模式之下。此時在word視窗之最下行(底邊行）亦會出現"TRK"的字樣，表示你的文章已正處於修訂模式（此時亦可由文章框邊桿左下角的第三項會出現方框）。所以不要驚慌，可以在這個模式下進行修訂的工作。

＂檢閱＂菜單之內容包括檢閱下拉選單、顯示下拉清單、指向動作、插入註解等。菜單之最後兩項中前者為修訂模式之勾選，後者為＂檢閱窗格＂之設定。審閱者在文章中可以進行插入、刪除及插入註解的動作。任何對原稿之改變均會在文章之最右邊以紅框顯示，並註明改變人的代號及時間。插入時則直接在文中顯示，除顏色不同外，亦會加底線。在任何經改變的行前頭會豎一縱線，表示該行已有變更。

在＂檢閱＂下拉選單中，有顯示完稿變更、完稿、原始原稿標記及原稿等項，可以選項閱覽。顯示完稿變更之選項是比較完整的修正內容，你也可勾選檢閱窗格，使所有修訂之細節在文後顯示。完稿則是經過修正後之稿件內容。原稿標記與顯示完稿變更略有不同，即刪除部份不會直接去除，只是在刪除的字上加刪除線，註解仍然維持相同的樣式。

在＂顯示下拉清單＂中則有較具體的選項，以決定不同的顯示方式，包括完稿、原稿、註解、筆跡標註、插入與刪除、註定格式、審閱者、註解方塊、檢閱窗格等。筆跡標註為標記手寫文稿，不過需要輸入板才行。上述這些項目都是選項，可隨著喜好勾選。勾選後修訂的文章內容內隨時改變，但須切記，這些改變只是暫時性的。例如：當你勾選審閱者時，會出現審閱本文的所有人的名字，你可以單選某一審閱者的意見，也可以選全部或其中一部份的意見，但這些僅是依你的勾選而顯示出的結果，實際上這些意見仍然存在。如果沒有經過一番選擇的過程，這些修改及註解均不會消失。這也是為什麼我的學生送我的該篇文章仍然存在所有審閱者內容的原因。

要消去這些修訂的內容，惟一的辦法是逐筆針對修訂的意見加以確認。確認的過程中可以採取接受或不接受。正好在審閱菜單的中間部份，打勾的表示接受，打Ｘ的表丕接受。利用左右按鈕可以逐一將所有的修正均行確認。經過確認過的文章，即使送去給朋友或發表時，那些修訂的內容就不會一再出現了。

當你寫論文或其他文章的時候，可以善用這種追蹤修訂的功能，如此可以省下不少的時間。無論身為老師或學生，都來擁護及善用這套軟體的功能吧！

詳細資料請參閱：
微軟訓練資料
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011600131033