如何在Word指令中增加工作區？

用過Word的人都知道，其處理用過的檔案常在＂檔案＂指令之最下一行顯現，以供下次再用。但這些檔案數預設值為五個，到工具的選項下，最高可設定至九個。問題是有那一天心血來潮，突然開了十幾個檔案，把你常用的檔案都擠到界外去了。

實際上，Ｗord中有一個＂工作＂區的功能，它可以將你重要的常用的檔案名稱置於此區內，每次要開啟該檔案時，就到＂工作＂區來尋找就行，真是方便。如何做呢？

首先，到＂工具＂指令下，找到＂自訂＂的視窗。在其上之三個選擇項中選中間的＂指令＂項，在其左下窗口下拉找到＂內建功能表＂，對應之右窗口內下拉找到＂工作＂一項。將其拉至Ｗord之主要功能表之＂視窗＂與＂說明＂間釋放即可。＂工作＂的窗口就出現了。

今後凡是你開的檔案要放在＂工作＂區內時，只要打開＂工作＂指令，按下＂新增至功能表＂就行。

問題來了，如果那個檔案不要了怎麼消除？消去指令的方式有一個，就是按ctr+alt+-，按了後會產生一個黑體的＂－＂號，只要將這個＂－＂號移到要消除的檔案名稱上，一按就行。但是這個符號是消除指令的上方寶劍，它很容易指其他的指令也消去了，弄得天下大亂。

下面的方法是在＂工作＂指令窗內增加這個消去之指令：同樣到工具指令－＞自訂－＞指令－＞類別－＞所有指令－＞在右窗中找到ToolsCustomizeRemoveMenuShortCut這一串指令，不要找錯，然後用滑鼠將它移到工作指令上，待下拉窗展開後，直接置入即可。為更改為較短名稱及快速鍵代碼，可以在該指令上按右鍵出現選擇窗，將其名稱內容改為＂移除表中檔案(&R)＂即可，最後關閉＂自訂＂之視窗即大功告成。

如何處理文件中左邊的空白？

有些文章由其他地方拷貝過來後，其每行左邊均留有空白。如果每行處理則太花時間，有一個很好的處理方式是：先將滑鼠置在第一行空白之左上角，按住alt鍵，再將滑鼠移至最底下一行空白之右下角，此區會反白。只要按delete鍵即可去除。

此種方法亦可除去表格中多餘的空格。

如何在文件中附上浮水印?

有些時候我們看到一些文件均有浮水印，覺得非常稀奇，而最常看到的則是補習班的講義，常是＂不准翻拷＂的字樣，因為它怕人影印，影響生意。不過我們所要的浮水印意不在防止盜拷，只是在讓人瞭解這文件有特殊的任務，比如：禁止攜出、機密文件、限閱等等文字。以前我們很少注意到這些細節，但有些公司行號就必須需要這一層的保護功能。
在word裡就有這樣的功能，其步驟如下：

1. 先打開＂格式＂指令，並在其下拉清單中選＂背景＂項，此時會出現小視窗。
2. 在小視窗中，有出現要選的顏色、圖樣及浮水印，可選＂列印浮水印＂項，隨後出現列印浮水印視窗。
3. 在視窗中可以選使用文字或圖片，文字之內容、顏色與版面配置均可由此選定，圖片則可選自任何圖片檔案。然後按＂確定＂即可。

在第2項中，也可選顏色及圖樣，不過兩者好像不能共存。倒是浮水印與顏色的選擇是可並存的；前者包括浮水印字體之顏色。

如何鉗入文件?

早期版的WORD中可以用include的指令鉗入文件,所以一本書可以分章節去寫，然後綜合各章累印成一本書。新的WORD中找不到對應的指令，後來才發覺這個指令已經改為IncludeText，並且屬於功能變數中的一項。它的型式如下：

{ INCLUDETEXT "FileName" [Bookmark ] }

其中，"FileName" 為文件的名稱和位置。如果位置包含有空格的長檔名，請用引號將它括起來。指定路徑時應使用兩個反斜線取代單一反斜線。例如：

"C:\\My Documents\\墨菲定律.doc"，或

{ INCLUDETEXT "C:\\My Documents\\墨菲定律.doc" chapt01 }

其中，chapt01為該文＂墨菲定律.doc＂中之書籤。

執行時，先將滑鼠置於要插入之位置，然後至＂插入＂指令下，找到＂功能變數項＂。此時會出現功能變數之視窗。在＂類別＂項下選＂連結及參照＂，其下之欄位名稱選IncludeText即可。其後就在地址欄輸入檔案之路徑及名稱，注意路徑必須使用兩個反斜線取代單一反斜線。按確定後該文件即會顯示到主文件中，而且所有頁數也照主文件中之編排。只是鉗入之文件會有灰色反白。若發生錯誤，則可按右鍵，依指示進行修正，或切換功能代碼。 後者可用CTRL+F9鍵進行轉換。

當然，你也可以在主文件中編輯插入之文件。如果來源文件是 Word 檔，可以編輯由 INCLUDETEXT 功能變數產生的插入部份，再將變更存回原來的文件。其法係在插入的文字後按 CTRL+SHIFT+F7。 這對整本書之修正，相當有用。

我如何在文件之外框加花邊呢？

有時我們想利用word製作聖誕卡，或寫一封比較有情調的信時，想在整頁加上花邊。這會使文字內容更為活潑生動。實際上，word很容易處理這件事情。其過程如下：

1. 由指令菜單進入＂格式＂，選擇＂框線及網底＂。
2. 在出現之小視窗中，有＂框線＂、頁面框線＂與＂網底＂三個項目可供選擇，在此需選＂頁面框線＂。
3. 在中間的區域內，應在最底下之花邊＂選定特定的花樣，在右邊預覽之區域中則可決定花邊的位置，即使單邊也行。
4. 按確定即可

利用這種花邊技術，實際上也可以插入水平線的花邊。以前水平線之插入都置於插入項，新的版本中，水平線之插入是置於框線及網底選項下，所以你若要在文件中插入水平線的花邊，則可以在選第2項時，在視窗之最底下一行有＂水平線＂之選項，選定後即可選擇插入之式樣。

我如何建立目錄呢？

目錄是書的開頭，尤其在寫論文時是甚為重要的一部份。以往目錄均製作於書成之後，實際上目錄也可以在開始寫論文之前作成大網的型式。如此，文章完成後，目錄也一氣呵成。
產生基本目錄之步驟如下：

1. 標示文字範圍，包括其內之標題、次標題或自訂標題等內容。
2. 將滑鼠指向目錄之位置，若要置於文章之起頭，則可按CTRL+HOME 鍵。
3. 至菜單找到＂插入＂項，選＂參照＂項，並選擇最後一項之索引及目錄。此時會出現一小視窗，由其上端之菜單選擇目錄項即可。
4. 若有內容改變，可參照其所列之參數勾選。然後按＂確定＂即可。

參閱：

用基本型式的目錄，右看左看總不如意，有沒有改變的辦法？

有的，要改變也很簡單，可以由剛剛的索引與目錄小視窗中去改變。 在該視窗中，預覽列印可以直接看到變化。在底下的一行格式欄中，除直接選自範本外，亦有簡單的、正式的、古典的，樣本可供選擇。除版面改變外，亦可選擇是否要顯示頁碼？是否要靠右對齊？而定位點前置字元是用虛線還是實線？及選擇多少層等等，等等，足夠你自己去玩玩了。

若非自行設計不可，則亦可行：
在視窗之右下角處有修改按鈕，出現另一個視窗後即可開始進行修改。

文章經改正後，如何更新目錄內容呢？

文件要更新後才送出或列印，以期維持最新數據。更新目錄時只要將滑鼠指向目錄，然後按 F9鍵，或直接按滑鼠右鍵。更新時會出現一個選單，由此可選擇是否只更新頁碼或更新全部目錄。其所需之時間依檔案大小而定，當然僅更新頁碼時間較佐短。

在工具項中有＂追蹤修訂＂一項，這是什麼東東？

有一次我收到學生送來的一篇文章，由Word裡打開一看，裡面除本文外，旁邊夾雜著許多紅色的批註，看起來凌亂異常。當時我真不知道如何處理，只好把它丟在一旁。現在想起來，也覺得自己所學不足，沒法派上用場。追蹤修訂的功能應是Word在基本文書功能外，另一個值得歌功頌德的項目。未來相信不只可用在一般文件之批改，在課堂上亦可作為老師對學生繳交作業的批註，值得成為未來教學的一種新教學型態。

是的，Word裡這個＂追蹤修訂＂是大塊功能。當初設計的目的著重於文稿的修訂的過程，通常一篇文稿必須經過多人、多次的修改、潤飾才能定稿；即使一般文章，也需要幾位審閱者審查後才能發表。這種審閱的過程及批註的方法，也有特定的格式，但當經過多人批註後，一定會凌亂不堪。追蹤修訂則可對這些修訂的過程及內容作詳實的記錄，最後再由作者本人或某主持人進行定稿。

追蹤修訂英文又稱為Track of changes。可經由菜單中選擇＂工具＂項，再選＂追蹤修訂＂這一項。此菜單亦可由＂檢視＂中之＂工具列＂內，勾＂檢閱＂項而得。這個＂檢閱＂菜單之出現，表示文章已經在修訂模式之下。此時在word視窗之最下行(底邊行）亦會出現"TRK"的字樣，表示你的文章已正處於修訂模式（此時亦可由文章框邊桿左下角的第三項會出現方框）。所以不要驚慌，可以在這個模式下進行修訂的工作。

＂檢閱＂菜單之內容包括檢閱下拉選單、顯示下拉清單、指向動作、插入註解等。菜單之最後兩項中前者為修訂模式之勾選，後者為＂檢閱窗格＂之設定。審閱者在文章中可以進行插入、刪除及插入註解的動作。任何對原稿之改變均會在文章之最右邊以紅框顯示，並註明改變人的代號及時間。插入時則直接在文中顯示，除顏色不同外，亦會加底線。在任何經改變的行前頭會豎一縱線，表示該行已有變更。

在＂檢閱＂下拉選單中，有顯示完稿變更、完稿、原始原稿標記及原稿等項，可以選項閱覽。顯示完稿變更之選項是比較完整的修正內容，你也可勾選檢閱窗格，使所有修訂之細節在文後顯示。完稿則是經過修正後之稿件內容。原稿標記與顯示完稿變更略有不同，即刪除部份不會直接去除，只是在刪除的字上加刪除線，註解仍然維持相同的樣式。

在＂顯示下拉清單＂中則有較具體的選項，以決定不同的顯示方式，包括完稿、原稿、註解、筆跡標註、插入與刪除、註定格式、審閱者、註解方塊、檢閱窗格等。筆跡標註為標記手寫文稿，不過需要輸入板才行。上述這些項目都是選項，可隨著喜好勾選。勾選後修訂的文章內容內隨時改變，但須切記，這些改變只是暫時性的。例如：當你勾選審閱者時，會出現審閱本文的所有人的名字，你可以單選某一審閱者的意見，也可以選全部或其中一部份的意見，但這些僅是依你的勾選而顯示出的結果，實際上這些意見仍然存在。如果沒有經過一番選擇的過程，這些修改及註解均不會消失。這也是為什麼我的學生送我的該篇文章仍然存在所有審閱者內容的原因。

要消去這些修訂的內容，惟一的辦法是逐筆針對修訂的意見加以確認。確認的過程中可以採取接受或不接受。正好在審閱菜單的中間部份，打勾的表示接受，打Ｘ的表丕接受。利用左右按鈕可以逐一將所有的修正均行確認。經過確認過的文章，即使送去給朋友或發表時，那些修訂的內容就不會一再出現了。

當你寫論文或其他文章的時候，可以善用這種追蹤修訂的功能，如此可以省下不少的時間。無論身為老師或學生，都來擁護及善用這套軟體的功能吧！

詳細資料請參閱：
微軟訓練資料
http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC011600131033

我老眼昏花，閱請那麼細的字都很吃力，word有沒有提供較方便的閱讀功能？

上了年紀的人常常要帶老花眼鏡，但現在的螢幕的字愈來愈小，看起來實在吃力。為了長篇文件的閱讀，word倒是提供了閱讀版面配置的功能。因此可以很容易看到文章的架構與內容。通常長篇文件也可以縮小版面的方式查看，例如設定25%、50%等，即可小化頁面並觀看大部份文件的架構。但這種方式仍然有不便，因為沒有導讀的功能。

word的＂閱讀版面配置＂放在＂檢視＂指令下。在此模式下，會出現另一組選擇菜單，其中包含＂文件引導模式＂、縮圖、尋找、參考資料、字型放大與縮小、實圖、及允許多頁的功能。文件引導模式是將文件之標題置於左框內，隨時用滑鼠點閱。縮圖則是將每頁圖縮小，點其縮小頁面即可觀看對應之全頁面內容。

利用放大(+)及縮小(-)按鈕可以將字放大及縮小，所以可以用較大的字看文章。字型一旦放大，整篇文章之結構也會改變。但只要按實圖鍵，即會恢復正常。只是文章中有圖時，圖並不因而發生變化，故有時會顯示過大或過小的情形。此時僅能將圖視為放置的位置，而非原先的安排方式。

在這個模式下，同樣可以進行增刪，只是功能較少。亦可在閱讀過程中加註解，然後進行存檔。下次再閱讀時，前次之註解可以再出現。此模式亦提供多頁的功能，但須視螢幕之大小而定，若有雙螢幕，則很容易顯出雙頁或多頁的模式。因此可以像看書一樣。

你想看到一句幸運符嗎？

也不曉得是不是當初設計word的工程師吃飽沒事幹，在word潛藏著一個指令叫rand()，這個指令在其他地方如excel是常有的，是產生亂數的意思，但如果你在word的空白檔上打入=rand()、 =rand(15,22)或 =rand(50,50)，看會有什麼新的發現？

試試看，也許會達到你不少的願望哦！

你想知道你的電腦系統資訊嗎？

有時候你要瞭解你目前所用的系統到底含有那些東東，常常看到有經驗的電腦人動一兩個鍵就出來了，實際上這些系統資訊是藏在開始－＞程式集－＞附屬應用程式－＞系統工具－＞系統資訊裡。

不過只要輕易地按Ctrl-Alt-F1鍵也可達到同樣目的。不信請自行試試看。

為什麼說我的檔案太大沒辦法儲存？

系統的功能愈多，真是弄得頭昏腦脹。有時候問題出在那個地方也找不出錯來。由於word檔也可存語音資料，故若不關閉此項功能，常常會發現檔案無法正確存檔，此時必須將該功能關閉。其法是到工具－＞選項－＞按儲存欄，將內嵌語言資料項不打勾，再按確定即會舒服多了。

我看到有些文件有註腳，這是怎樣做的？

文章有註腳，有頁註(footnote)，也有章註(endnote)。寫文章或研究報告時，特別喜歡用這種方式；有些書籍也常有註腳的使用。這些註腳存在文中可以不中斷文體流暢性，使主體更為鮮明。論文寫作時也常應用。

在Word中註腳的指令是放在＂插入＂項下的＂參照＂，再選註腳即可。如同前述，註腳分頁註與章節附註兩種，頁註是置於當頁之底部，章節附註則置於當節或當章之後。兩種均會自動標註號碼，其型式可以自選。頁註通常用1,2,3，章節註用i,ii,iii之方式表示。那些屬於頁註，那些屬於章節註，則由作者決定，但通常頁註較短，幾行就行；較長的可以放入章節註。不過你如事後想更改的話，兩者間均可再互換。

頁註通常放在本頁之下緣，但也可以選文字下方，其編號方式可以整章連續，即接續本頁，亦可選每頁或每節重新編號，可謂思慮週到。章節附註則可置於本章之後，或本節之後，其編號方式亦可採每節重編的方式。

附註可以刪除，但要連編號一齊消去，不要僅除去內容。附註亦可移到其他地方，亦可用相同的附註碼指向同一個附註，即按ctrl鍵然後用滑鼠將標號拷貝到另一個地方即可。

你要寫出一篇有板有樣的論文嗎？勸你多使用註腳這一個功能！順便一提的是註腳的功能若轉為網頁型式，其標號處將改用超連結的方式，其內容將置於網頁之後方。若為章節附註，則同樣地會放在更後面。

參閱資料：
http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP010981931033&CTT=6&Origin=RC010981921033

你厭倦了螢幕上的那些指令了嗎？

有時候你可能只專心打字，不想理會螢幕上這麼多的繁雜指令，讓心裡清靜一些，也許可以添加一些靈感。這裡有一個方法，可以將電腦的螢幕變為一張白紙。

先到檢視指令下，挑選全螢幕選項。立即靈光一現，全部都是文字內容，讓你盡情乘馳。你若想叫出原始的指令，可以將滑鼠指到螢幕之最上緣，即會出現所要的指令行。若想回到舊有的世界，那也簡單，只要按一下esc鍵就行。